您应该在软件包中的每个重要的文件中保留正确的版权声明和许可声明。（任何超过十行的文件都为此目的的重要文件。） 这包括用于构建或运行程序的头文件和接口定义、文档文件以及任何支持文件。如果某个文件被明确置于公共领域，那么它应该使用声明其处于公共领域的声明，而不是版权声明。
即使是图像文件和声音文件，如果其格式允许，也应包含版权声明和许可声明。某些格式没有用于文本注释的空间；对于这些文件，请在同一目录下的 README 文件中声明版权和复制权限。
更改日志文件应在末尾添加版权声明和许可声明，因为新材料会添加到开头，但结尾仍然是结尾。
当文件从分发中的其他文件自动生成时，如果可能，自动过程复制生成源文件的版权声明和许可声明会很有用。或者，在开头添加一个声明，说明该文件是从哪个文件生成的。
版权声明如下所示：
Copyright (C) year1, year2, year3 copyright-holder
按照国际惯例，“Copyright”一词必须始终使用英语。
版权所有者可以是自由软件基金会（Free Software Foundation, Inc.），也可以是其他人；您应该知道您的软件包的版权所有者是谁。
如果可以使用，请将‘(C)’替换为带有圆圈的 C 符号。例如，在 Texinfo 文件中使用‘@copyright{}’。但是，除非您知道带有圆圈的 C 符号可以正常工作，否则请坚持使用带括号的‘C’。例如，程序的标准 --version 消息默认应使用带括号的‘C’，尽管消息翻译可以在已知该符号可以正常工作的语言环境中使用带有圆圈的 C 符号。或者，可以完全省略‘(C)’或带有圆圈的 C 符号；“Copyright”一词就足够了。
要更新年份列表，请添加您对软件包进行非细微更改的每个年份。（这里我们假设您使用的是公开可访问的版本控制服务器，因此安装的每个修订版本也会立即自动发布。）当您添加新年份时，不需要跟踪哪些文件在新年份中发生了重大更改，哪些没有。建议并且更简单的方法是将新年份添加到软件包中的所有文件中，并在本年度的剩余时间内完成此操作。
但不要删除旧的年份数字；它们很重要，因为它们表明旧版本在理论上何时可能进入公共领域，如果电影公司没有继续购买法律来进一步延长版权。如果您从其他程序中复制文件到软件包中，请保留该文件附带的版权年份。
如果且仅当以下情况成立时，您可以使用范围（'2008-2010'）而不是列出单个年份（'2008, 2009, 2010'）：1) 范围内的每一年（包括在内）确实是应该单独列出的“可获得版权”的年份；并且 2) 您在 README 文件中就此用法做出明确的声明。
对于定期从另一个项目（如'gnulib'）复制的文件，请保留原始的版权声明。
版权声明可以跨多行，无论是在源文件中还是在任何生成的输出中。对于具有悠久历史，发布年份不同的文件，这种情况经常发生。
对于受 FSF 版权保护的软件包，如果您遵循了获取法律文件的程序，则每个文件应只有一个版权所有者：自由软件基金会（Free Software Foundation, Inc.）。您应该编辑文件的版权声明以列出该名称，并且只列出该名称。
但是，如果贡献者没有将其版权全部分配给单个版权所有者，则很容易发生一个文件有多个版权所有者的情况。每个贡献了非细微文本的贡献者都是版权所有者。
在这种情况下，您应该始终包含该文件主要版权所有者的名下的版权声明。您也可以包含其他版权所有者的版权声明，这对于贡献了大量内容的人以及明确要求在其名下添加声明的人来说是一个好主意。（有时，您复制的代码的许可证可能需要保留某些版权声明。）但是，您不必为每个为该文件做出贡献的人都添加声明（这会很不方便）。
有时，程序会有一个针对整个程序的总体版权声明。它可能在 README 文件中，或者可能在程序启动时显示。此版权声明应提及最新主要版本完成的年份；它可以提及以前主要版本完成的年份，但这是可选的。